Tài liệu số
Một thông tư dài năm mươi điều, thành một phần mềm dùng được hằng ngày
- Web
Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định cơ quan phải lưu trữ tài liệu số thế nào: cấu trúc dữ liệu, thu nộp, bảo quản, cho khai thác, hủy. Văn thư một trường học không thể tự dò từng điều. Tài liệu số làm sẵn việc đó — mỗi thao tác đi đúng quy trình Thông tư đòi hỏi, ghi điều khoản ngay trên màn hình, và có biên bản nghiệm thu đối chiếu từng chương với chức năng đã cài.
Nghiệp vụ
Phông, hồ sơ, tài liệu
Ba cấp đúng cấu trúc dữ liệu của Thông tư; tra tìm theo tiêu đề, ký hiệu, cơ quan ban hành, chữ trong tệp.
Thu nộp
Đơn vị nộp hồ sơ trong 60 ngày sau khi công việc kết thúc, lưu trữ kiểm tra, trả lại hoặc tiếp nhận rồi cấp mã lưu trữ.
Bảo quản
Kiểm tra toàn vẹn theo chu kỳ, sao lưu trên hai phương tiện độc lập, chuyển đổi phương tiện trước hạn độ bền, ghi nhận sự cố.
Khai thác
Độc giả và cán bộ gửi yêu cầu, người có thẩm quyền xét duyệt; tài liệu hạn chế cần đúng người duyệt; bản gốc không bao giờ giao thẳng.
Hủy tài liệu hết giá trị
Lập danh mục, Hội đồng xét hủy, cơ quan thẩm định, người đứng đầu quyết định; tài liệu đã hủy vẫn giữ bản ghi làm chứng cứ.
Gói tin và lưu vết
Xuất gói SIP, AIP, DIP theo các phụ lục; mọi thay đổi sinh một sự kiện PREMIS chỉ ghi thêm, không sửa được.
Bảo quản
Ảnh màn hình
Trên điện thoại
